Bei der Etablierung eines Beirat sind unternehmenspezifisch Aufgaben, Pflichten und Befugnisse des Beirats sowie die Ablaufprozesse der Beiratsarbeit zu definieren und in der Beiratssatzung sowie der Beiratsordnung festzulegen. Die Abbildung der wesentlichen Aspekte in der Unternehmenssatzung ist zu empfehlen, um die Zusammenarbeit der Gremien auf einer verbindlichen Basis aufzusetzen.
Welche Herausforderungen und Besonderheiten dabei zu beachten sind, lesen Sie im folgenden Beitrag.
Dieser Artikel ist der zweite Teil einer Serie zur Maßanfertigung eines Beirats.
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Unternehmensindividualität
Aufgaben, Pflichten und Befugnisse eines Beirats sind unternehmensspezifisch vom Unternehmer oder der Gesellschafterversammlung rechtlich frei gestaltbar. Funktion, Nutzen, Art und Zusammensetzung bedingen sich hierbei gegenseitig.
Damit ein Beirat effektiv und effizient arbeiten kann benötigt er einen zeitgemäßen und individuellen Handlungsrahmen welcher in der Beiratssatzung festgelegt wird sowie Strukturen, Prozesse und Regularien welche in der Beiratsordnung definiert werden. Die Verankerung der wesentlichen Aspekte der Beiratssatzung und -ordnung in der Unternehmenssatzung ist zusätzlich wertvoll für die langfristige professionelle Zusammenarbeit.
Der Katalog der informationspflichtigen, mitsprachepflichtigen und entscheidungs-pflichtigen Geschäftsvorfälle muss gut und vorausschauend im Einklang mit der Unternehmensstrategie überlegt werden; der Zustimmungsbereich ist auf die wesent-lichen Vorgänge zu beschränken (Abgrenzung der organschaftlichen Grundlagen).
Agenda der Beiratssatzung - Aufgaben, Pflichten, Befugnisse
- Zusammensetzung, Ausschüsse
- Periode, Amtszeiten
- Berichtsgrundlagen und -rechte
- Zustimmungspflichtige Geschäfte
- Notgeschäftsführung
- Schlichtung
- Vergütung /Haftungsbestimmungen
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Stringenz der Prozesse
Der geregelte Kontakt des Beirats zur zweiten Führungsebene ist durchaus erwägenswert, um ein neutrales und objektives Bild über Potenziale, Stil, und Sachthemen zu erlangen und eine zielgenauere Beratung in Sach- und Vakanzthemen zu ermög-lichen.
Berichterstattung sowie Auskunfts- und Informationsrechte sollen so ausgestaltet sein, dass der Beirat jederzeit uneingeschränkt zur Wahrnehmung seiner Aufgaben in der Lage ist.
Die innere Ordnung und Entscheidungsabläufe sollen so geregelt sein, dass der Beirat die ihm übertragenen Aufgaben im Sinne seines Auftrages sicherstellen kann. Es soll insbesondere sichergestellt sein, dass der Beirat angemessen oft zusammen tritt und die Wirksamkeit seiner Tätigkeit regelmäßig kritisch überprüft wird (Evaluation).
Um den Konsens mit Gesellschaftern und Geschäftsführung nicht negativ zu belasten, sollten Verträge mit Inhabern, Mitgliedern der Inhaberfamilie und Mitgliedern des Beirats einer klaren Regelung unterworfen werden.
Bei der Besetzung sind fachliche und persönliche Qualifikation, Diversität, Entsend-ung eines Gesellschafters, Branchenkenntnisse sowie Konfliktfreiheit der Personen wesentliche Kriterien.
Agenda der Beiratsordnung - Vorsitz, Vertretung
- Sitzungen
- Beschlußfassungen
- Niederschriften
- Mitteilungen an Gesellschafter
- Schweige-, Treue-, Rückgabepflicht
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